Voimassa 1.9.2023 alkaen.
1. Rekisterinpitäjä
Relaxio Oy (3362271-1)
Kalevankatu 5
08100 Lohja
2. Rekistereiden nimi
- Yrityksen asiakasrekisteri
- Yrityksen markkinointirekisteri
- Yrityksen Valvontatallennerekisteri
3. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Asiakasrekisteriä käytetään asiakassuhteiden hoitamiseen, asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen, markkinointiin sekä tilastollisiin tarkoituksiin. Markkinointirekisteriä käytetään yrityksen tuotteiden ja palveluiden markkinointiin henkilöille, jotka eivät ole yrityksen asiakkaita, mutta antaneet suostumuksen henkilötietojensa käyttämiseen rekisterinpitäjän markkinointiviestintää varten.
Asiakasrekisterissä käsiteltävien henkilötietojen antaminen on asiakkuuden edellytys emmekä voi hyväksyä asiakkuutta ilman näitä tietoja. Käsittelyperusteemme asiakassuhteen hoidon osalta on asiakkaan ja meidän välisen palveluehtojen täytäntöönpano ja asiakasrekisterin perusteella tapahtuvan markkinoinnin osalta asiakkaan antama suostumus.
Markkinointirekisteriin annettujen tietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen.
Asiakkaalla on asiakas- ja markkinointirekistereiden osalta oikeus vastustaa henkilötietojensa käyttämistä suoramarkkinointiin.
Asiakas- ja markkinointirekistereissämme käsiteltäviä henkilötietoja voidaan käyttää myös palvelujen kehittämiseen ja kohdentamiseen.
Yrityksen Valvontatallennerekisteri on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (EU:n tietosuoja-asetus 6(1)(f) artikla). Rekisterinpitäjän tai kolmannen oikeutettu etu voi olla oikeudellinen, taloudellinen tai aineeton. On olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy kameravalvonnalle, esimerkiksi oikeusvaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi (EU:n tietosuoja-asetus 21(1) artikla). Muun muassa sisäänkäyntien valvominen on tarpeen, koska henkilökuntaa ei ole. Valvontatallennerekisterissä käsiteltäviä henkilötietoja ei käytetä palvelujen kehittämiseen tai kohdentamiseen.
Henkilötietoja käsitellään kaikissa tilanteissa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön sallimalla tavalla. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin ilman asiakkaan erikseen antamaa suostumusta.
4. Henkilötietojen vastaanottajat
Asiakasrekisteriin antamasi henkilötiedot vastaanotetaan kirjautuessasi rekisterinpitäjän järjestelmään ja vastaanottajana on rekisterinpitäjä.
5. Rekisterin tietosisältö
Asiakasrekisteri
Asiakasrekisterimme sisältää seuraavia tietoja:
- Henkilötiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
- Asiakkaan ostamat ja/tai tilaamat palvelut
- Maksureskontra
- Hierontakäynnit
Markkinointirekisteri
Markkinointirekisterissämme käsittelemme edellä mainittuja henkilötietoja ja lisäksi pyydämme antamaan ainakin jonkin seuraavista tunnistetiedoista:
- ikä tai syntymävuosi
- sukupuoli
- äidinkieli
Valvontatallennerekisteri
Tiloissa on ympärivuorokautinen sensori-, ääni- ja kameravalvonta. Valvontamateriaali tallennetaan yrityksen valvontatallennerekisteriin. Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä, mutta saatetaan rikosilmoituksen yhteydessä luovuttaa poliisille tai muulle tutkinnasta vastuussa olevalle viranomaiselle.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Asiakasrekisterin tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle markkinointitarkoituksiin.
Voimme käyttää asiakasrekisterissä olevien henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia, joilla voi tehtävänsä suorittamista varten olla pääsy henkilötietoihisi. Näiden palveluntarjoajien kanssa olemme tehneet tietosuoja-asetuksen edellytysten mukaisen sopimuksen.
Markkinointirekisterin tietojen käsittelyssä voimme käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia Rekisterinpitäjä vastaa siitä, että palvelun tarjoaja käsittelee luovutettuja henkilötietoja tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla ja vain tarjotakseen erikseen sovitut palvelut rekisterinpitäjälle. Näiden palveluntarjoajien kanssa olemme tehneet tietosuoja-asetuksen edellytysten mukaisen sopimuksen.
Rekisterinpitäjä ei muutoin luovuta annettuja henkilötietoja ulkopuolisille. Rekisterinpitäjällä on kuitenkin oikeus luovuttaa tietoja lainsäädännön tai viranomaismääräyksen niin edellyttäessä.
Rekistereissämme käsiteltyjä tietoja voidaan julkaista vain, mikäli siitä on erikseen rekisteröidyn kanssa sovittu.
Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai EU:n talousalueen ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Henkilötietojensa käsittelyyn tyytymättömällä on myös oikeus tehdä käsittelyä koskeva valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu. Tietosuojavaltuutetun toimiston osoite on Ratapihantie 9, 00520 Helsinki ja sähköpostiosoite on tietosuoja@om.fi.